v 3 Fokus i vardagen – Zen to Done

… men först anmälan till kursträffen:
Kursträff 10-11 februari, Malmö. Svara senast 26/1.

Vi  ses vid 10.00 den 10/2 och avslutar senast 15.30 den 11/2. Programmet är inte helt klart ännu men vi kommer att göra både studiebesök, ha ett pass kring grupputveckling och även tid för samtal/workshop kring era projekt! Mer detaljer om program för kursträffen kommer snart.

Organisering och fokus i vardagen – Zen to Done

Hur ser vår egen vardag ut? Finns det saker vi vill pröva på att föra in i vårt dagliga sätt att arbeta? För något år sedan hade Magasinet Camino ett temanummer om hur vi kan förenkla vardagen – och få mer utrymme till att leva, till det vi vill göra. Ett av tipsen var e-boken Zen to Done av Leo Babauta, med den här introduktionen:

”Zen to Done är ett enkelt system för att få dig mer organiserad och produktiv, och ett sätt att leva sundare och mindre stressat, genom en uppsättning vanor.” (Augusts översättning)

Jag beställde hem boken för att få veta mer, och råkade istället för e-bok i text beställa den som ljudbok, inläst av en amerikansk skådespelare. Kanske var jag distraherad av parallella uppgifter som jag arbetade med när jag gjorde beställningen? I vilket fall, guidad av den övertygande amerikanska skådisen (som konstant låter som speakerrösten i filmtrailers) lyssnade jag. Och ja – det finns några vanor jag själv gärna vill prova i min vardag.

Lyssna till en kort reflektion, och hör ett litet utdrag ur den inlästa versionen (direktlänk till mp3, 4:14 min):

// August

I ljudinslaget nämns kapitel 3: Minimal ZTD – the simpler alternative. Läs det längre ner i sin helhet.

Om boken: Leo Babauta har tagit fasta på metodik från andra modeller som syftar till att hjälpa oss bli organiserade och effektiva i det vi gör, och försökt skapa ett enkelt ramverk med tio vanor (habits). I boken poängteras att det är viktigt att arbeta in förändringar en-två stycken i taget över 30-dagars perioder, så att vanebeteenden etableras och vi inte drunknar i alla nya saker vi ska göra på en gång.
Det trycks också på att vi fungerar olika som människor och läsaren uppmuntras att välja de vanor som känns meningsfulla, och att gärna anpassa utifrån förslagen i boken.

Är förslagen i boken något som passar alla? Det finns något alla kan ha användning av, men den tilltänkta målgruppen är i första hand personer som har relativt stor frihet att styra över sin arbetsdag. Den fria agenten med många projekt i luften tycks vara den givna mottagaren. För samhällsentreprenörer kan det alltså vara en bra matchning. Tipsen för hur vi kan skapa struktur i vardagen är även användbara brett.

Boken finns tillgänglig att ladda ned direkt och läsa.
Vilka nya vanor vill du pröva?

Ladda ner “Zen to Done” i sin helhet – pdf

Kapitel 3: Minimal ZTD – the simpler alternative

“For some people, implementing 10 new habits, even if they’re done one at a time, is overwhelming, and still too complicated. So for those who want to implement the simplest system possible, here’s the minimalist version of ZTD — a way to be productive without all the fuss.

It’s only four habits: collect, process, plan, and do. It also only uses two tools: a small notebook, and a pen.

1. Collect: Carry a small notebook and write down any tasks, ideas, projects, or other information that pop into your head. Get it out of your head and onto paper, so you don’t forget it.

2. Process: make quick decisions on things in your inbox, do not put them off. Process your inboxes (email, physical, voicemail, notebook) at least once a day, and more frequently if needed.

3. Plan: set MITs (Most Important Tasks) for each week, and each day. Do your MITs early in the day to get them out of the way and to ensure that they get done.

4. Do: focus on one task at a time, without distractions. Eiminate all distractions, then just focus on your task for as long as possible. Don’t let yourself get distracted from it. Don’t try to multi-task.

What the Minimal ZTD system leaves out
This version leaves out six habits: keeping a system of simple lists, organizing everything, weekly reviews, simplifying your tasks and projects, setting routines for yourself, and finding your passion. While I think these six habits are valuable, they are not absolutely necessary for a minimalist system.

The minimalist implementation
So how do you implement this system, and what do you need?
First the tools: A small notebook and a pen. That’s all.

So here’s how you implement the system:

1. Use your notebook to write everything down as you think of it. This allows you to get things off your mind and not forget them.

2. When you get to your desk or home, add those new tasks to your Master To-do List, which you can also keep in your notebook.

3. At the beginning of each day, review your list, and write down 1-3 MITs that you’d like to accomplish for the day. That’s your whole planning system. You don’t need any more than that.

4. Get your MITs done as early as possible. When you do each task, clear away all distractions and focus on doing that one task only. Do not multi-task. When you’re done, move on to the next MIT.

5. If you complete your MITs, go to your Master List and see what’s the next most important task on the list. Do it as in Step 4 above. Repeat as needed.

You don’t really need 10 different lists, and if you don’t keep those different lists, you don’t need a weekly review. I would still suggest you set a single goal for the year, and always focus on the next step needed to achieve that goal.

Also optional: add any of the habits that are left out of this minimalist system later, if you think they would help.”