v 3 Fokus i vardagen – Zen to Done

… men först anmälan till kursträffen:
Kursträff 10-11 februari, Malmö. Svara senast 26/1.

Vi  ses vid 10.00 den 10/2 och avslutar senast 15.30 den 11/2. Programmet är inte helt klart ännu men vi kommer att göra både studiebesök, ha ett pass kring grupputveckling och även tid för samtal/workshop kring era projekt! Mer detaljer om program för kursträffen kommer snart.

Resa och boende: Som vanligt utgår en reseersättning på max 750:- för er som reser långt. Boende ordnas privat, hör av dig om du behöver hjälp med tips på boendelösningar.

Organisering och fokus i vardagen – Zen to Done

Hur ser vår egen vardag ut? Finns det saker vi vill pröva på att föra in i vårt dagliga sätt att arbeta? För något år sedan hade Magasinet Camino ett temanummer om hur vi kan förenkla vardagen – och få mer utrymme till att leva, till det vi vill göra. Ett av tipsen var e-boken Zen to Done av Leo Babauta, med den här introduktionen:

”Zen to Done är ett enkelt system för att få dig mer organiserad och produktiv, och ett sätt att leva sundare och mindre stressat, genom en uppsättning vanor.” (Augusts översättning)

Jag beställde hem boken för att få veta mer, och råkade istället för e-bok i text beställa den som ljudbok, inläst av en amerikansk skådespelare. Kanske var jag distraherad av parallella uppgifter som jag arbetade med när jag gjorde beställningen? I vilket fall, guidad av den övertygande amerikanska skådisen (som konstant låter som speakerrösten i filmtrailers) lyssnade jag. Och ja – det finns några vanor jag själv gärna vill prova i min vardag.

Lyssna till en kort reflektion, och hör ett litet utdrag ur den inlästa versionen (direktlänk till mp3, 4:14 min):

// August

I ljudinslaget nämns kapitel 3: Minimal ZTD – the simpler alternative. Läs det längre ner i sin helhet.

Om boken: Leo Babauta har tagit fasta på metodik från andra modeller som syftar till att hjälpa oss bli organiserade och effektiva i det vi gör, och försökt skapa ett enkelt ramverk med tio vanor (habits). I boken poängteras att det är viktigt att arbeta in förändringar en-två stycken i taget över 30-dagars perioder, så att vanebeteenden etableras och vi inte drunknar i alla nya saker vi ska göra på en gång.
Det trycks också på att vi fungerar olika som människor och läsaren uppmuntras att välja de vanor som känns meningsfulla, och att gärna anpassa utifrån förslagen i boken.

titel_ztd

Är förslagen i boken något som passar alla? Det finns något alla kan ha användning av, men den tilltänkta målgruppen är i första hand personer som har relativt stor frihet att styra över sin arbetsdag. Den fria agenten med många projekt i luften tycks vara den givna mottagaren. För samhällsentreprenörer kan det alltså vara en bra matchning. Tipsen för hur vi kan skapa struktur i vardagen är även användbara brett.

Boken finns tillgänglig att ladda ned direkt och läsa.
Vilka nya vanor vill du pröva?

Ladda ner “Zen to Done” i sin helhet – pdf


Kapitel 3: Minimal ZTD – the simpler alternative

“For some people, implementing 10 new habits, even if they’re done one at a time, is overwhelming, and still too complicated. So for those who want to implement the simplest system possible, here’s the minimalist version of ZTD — a way to be productive without all the fuss.

It’s only four habits: collect, process, plan, and do. It also only uses two tools: a small notebook, and a pen.

1. Collect: Carry a small notebook and write down any tasks, ideas, projects, or other information that pop into your head. Get it out of your head and onto paper, so you don’t forget it.

2. Process: make quick decisions on things in your inbox, do not put them off. Process your inboxes (email, physical, voicemail, notebook) at least once a day, and more frequently if needed.

3. Plan: set MITs (Most Important Tasks) for each week, and each day. Do your MITs early in the day to get them out of the way and to ensure that they get done.

4. Do: focus on one task at a time, without distractions. Eiminate all distractions, then just focus on your task for as long as possible. Don’t let yourself get distracted from it. Don’t try to multi-task.

What the Minimal ZTD system leaves out
This version leaves out six habits: keeping a system of simple lists, organizing everything, weekly reviews, simplifying your tasks and projects, setting routines for yourself, and finding your passion. While I think these six habits are valuable, they are not absolutely necessary for a minimalist system.

The minimalist implementation
So how do you implement this system, and what do you need?
First the tools: A small notebook and a pen. That’s all.

So here’s how you implement the system:

1. Use your notebook to write everything down as you think of it. This allows you to get things off your mind and not forget them.

2. When you get to your desk or home, add those new tasks to your Master To-do List, which you can also keep in your notebook.

3. At the beginning of each day, review your list, and write down 1-3 MITs that you’d like to accomplish for the day. That’s your whole planning system. You don’t need any more than that.

4. Get your MITs done as early as possible. When you do each task, clear away all distractions and focus on doing that one task only. Do not multi-task. When you’re done, move on to the next MIT.

5. If you complete your MITs, go to your Master List and see what’s the next most important task on the list. Do it as in Step 4 above. Repeat as needed.

You don’t really need 10 different lists, and if you don’t keep those different lists, you don’t need a weekly review. I would still suggest you set a single goal for the year, and always focus on the next step needed to achieve that goal.

Also optional: add any of the habits that are left out of this minimalist system later, if you think they would help.”

5 thoughts on “v 3 Fokus i vardagen – Zen to Done

  1. Pernilla Näsfors Östmar

    Tack för påminnelsen om ZTD! Jag började med GTD för mer än 10 år sen och läste också om ZTD på ZenHabits (som är en av få bloggar jag följt regelbundet) och köpte boken när den kom ut. Däremot hade jag faktiskt inte läst den… Jag har lyckats lite sisådär med att köra GTD under årens lopp och har testat alla möjliga verktyg. Sen ca 2 år tillbaka har jag landat i att köra en kombination av Todoist (https://todoist.com/ – som också Leo nämner i boken) och en Bullet Journal (se https://bulletjournal.com/ samt oändligt med inspiration på Instagram och Pinterest). Dock har jag t.ex. aldrig lyckats med att tömma mina inboxar eller köra en weekly review, så blev glad över att få konkreta tips och råd hur man gör beteendeförändringar för att komma igång med ZTD steg för steg så nu kommer jag börja med steg 1 och 2 under februari! (Steg 1 är jag mer eller mindre “färdig” med sen länge..).

    Jag kan förresten också tipsa om gruppen Gört – GTD Sverige (https://www.facebook.com/groups/GTD.gort/) som jag var med och startade för snart 10 år sen. 🙂 Där kan man få tips och ställa frågor – säkert även om ZTD. 🙂

    1. August

      Tack för tankarna och för tipsen! Nu blir jag sporrad att utmana mig själv en nivå till…

      Har du följt hur samtalen i Gört utvecklas ? Är det återkommande frågor eller sker någon förändring över tid?

  2. Christian

    Osäker om texten jag skrev innan försvann eller inte? I alla fall summan av den alldeless för långa kommentaren är att det är roligt med en liten intro av dig August och höra utmaningen du jobbar på, hör gärna hur du ska arbeta med det som en vana.

    Tack för att du delade den förenklade versionen, den kan man börja med på en gång. Om någon annan vill så är jag gärna med och följer upp månadsvis över videosamtal varandras process.

  3. Christian

    Spännande och tack för en trevlig introduktion till boken och tankesättet! Lycka till med din nya vana, förstår jag det som att du vill helt enkelt vänja dig själv vid att vara med medveten om vad du säger ja till? Eller hur gör du det till en vana då jag tror att det är inspirerande och många av oss också behöver arbeta med denna utmaning.

    Gillar den simplifierade ZTD versionen, enkel, tydlig och otroligt värdefull Har senaste veckorna närmat mig något liknande men ska från och med idag applicera min version av ZTD. ska gå igenom och se på de andra punkterna så får jag ta dem en åt gången under resten av året allt eftersom jag kommer till dem i boken. Fick mig att tänka på att jag borde ta fram min gamla tablet då jag arbetar så digitalt framför allt ur Google Drive att det skulle vara smidigast att ha master listan och annoteringssystemet där. Samtidigt så älskar jag att skriva ner på papper men i mitt fall så försvinner de ofta och jag har inte råd att köpa “Rocket Book” ett anteckningsblock + system som för in vanliga anteckningar direkt i rätt mappar på dator/molnet, men kanske något för framtiden.

    Någon annan som planerar att läsa eller ta åt sig metodiken från ZTD, är gärna med i ett videosamtal i månaden där vi följer upp och stöttar varandra i processen 🙂

    1. August

      Hej, tack för reflektioner! Vi kan väl säga att jag jobbar på det när det gäller att få det till vanor 😉 Men återkommer gärna om en månad igen och stämmer av i forumet. Det finns ju en poäng med att återkomma till den medvetna metodiken – och jämföra med den egna praktiken som utvecklas.
      Jag tror du uppfattar mig rätt i viljan att vara mer medveten om vilka processer/sammanhang som jag går in i – för egen del har det naturligt skruvats åt också som förälder – i jämförelse med tidigare.

      Spännande att du kan jämföra med den metodik du själv tagit fasta på! Låter klokt att testa med en parallell skärm – även om det finns något med det taktila i riktig papper/penna som jag själv har svårt att gå ifrån.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.